Чат-бот для записи клиентов в Алматы и Астане: как настроить

Чат-бот для записи клиентов принимает запись прямо в переписке: человек кнопками выбирает услугу, мастера, день и свободное время, а перед визитом получает напоминание и может сам перенести или отменить запись. Для салона в Алматы, барбершопа в Астане или кабинета косметолога в Шымкенте это меньше звонков, ночных «а есть окошко?» и пустых кресел. В ЭТОЧАТБОТЕ запись работает в Telegram, Instagram* и других каналах.

Кому подходит

• Салоны красоты и nail-студии — запись к конкретному мастеру или «к любому свободному», две услуги подряд: например, маникюр и педикюр.
• Барбершопы — короткие слоты и много постоянных клиентов, которым удобно записываться в два нажатия.
• Клиники и кабинеты — запись на приём к специалисту и напоминание, чтобы администратор не обзванивал всех накануне.
• Студии и тренеры — йога, пилатес, танцы, персональные тренировки.
• Автомойки и сервисы — запись на бокс по времени.
• Частные мастера — у них руки заняты клиентом в тот момент, когда приходит сообщение. Им бот нужен больше всех.

Как выглядит запись в чате

Каждый шаг — одно сообщение с кнопками, печатать клиенту почти ничего не нужно:

1. Выбор услуги: «Стрижка», «Стрижка и борода», «Детская стрижка».
2. Выбор мастера или вариант «Любой свободный».
3. Выбор дня — бот показывает ближайшие даты, где есть окна.
4. Выбор времени — только свободные слоты. Занятое время в выборе не появляется, поэтому двух клиентов на одно время не будет.
5. Подтверждение: «Записали вас на стрижку, четверг, 18:30, мастер Ерлан». Запись попадает в журнал, данные клиента — в его карточку.

Если клиенту нужно что-то нестандартное — «можно после восьми?», «а если волосы длинные?», — оставьте в сценарии кнопку «Связаться с администратором». Она переводит разговор на человека, и он видит всю переписку до этого момента.

Что настроить перед запуском

• Услуги — название, длительность и цена в тенге. Длительность важна: по ней бот делит день на слоты.
• Мастера и график — у каждого свои рабочие дни, часы и выходные. Отпуск отмечайте заранее, чтобы бот не предлагал эти дни.
• Часовой пояс — проверьте его в настройках подключённого аккаунта. С марта 2024 года весь Казахстан живёт по одному времени, и слоты с напоминаниями должны совпадать с часами в салоне.
• Сообщения клиенту — подтверждение записи, напоминание, сообщение об отмене или переносе, просьба об отзыве после визита. Тексты пишете сами, на русском или казахском.

Записи, сделанные по телефону или у стойки, вносите в тот же журнал. Если администратор ведёт тетрадь, а бот — журнал, накладки неизбежны.

Напоминания: где они доходят, а где нет

Напоминание перед визитом — главное, ради чего запись переносят в бота: человек, который забыл, просто не приходит. За сколько часов напоминать, решаете вы. В сообщении есть кнопки «Буду», «Перенести» и «Отменить», поэтому освободившееся окно видно заранее, а не когда клиент не пришёл.

Канал здесь важен. В Telegram бот может написать клиенту в любой момент, если тот запускал бота и не заблокировал его, — напоминание доходит. В Instagram* отправить сообщение можно только в течение 24 часов после последнего сообщения клиента. Если человек записался в Директе в понедельник на субботу, напоминание в пятницу Instagram* уже не пропустит.

Что с этим делать:

• Сразу после записи в Директе предложите кнопку «Получать напоминания в Telegram» со ссылкой на вашего бота. Как его собрать, разобрано в статье про чат-бот для Telegram.
• Отправляйте в Директ подтверждение с датой, временем и адресом — оно уходит сразу, пока окно открыто.
• Не обещайте клиентам из Instagram* напоминание за несколько дней, если они не перешли в Telegram.

Модуль «Запись» и напоминания работают на платных тарифах, условия — на странице тарифов.

Откуда приходят записи

Запись удобнее всего встраивать туда, где клиент уже решил к вам прийти:

• Сторис и рилсы. «Напишите ЗАПИСЬ в Директ» — бот отвечает и запускает запись. Как настроить слово, разобрано в статье про кодовое слово в Instagram*.
• Комментарии под работами. Под фото маникюра всегда спрашивают цену — бот отвечает под комментарием и пишет человеку в Директ с кнопкой записи.
• Шапка профиля и карточка на картах. Ссылка «Записаться онлайн» на Telegram-бота работает круглосуточно.
• QR-код у кассы. Постоянный клиент записывается на следующий визит, пока одевается.

Пример: барбершоп в Астане

Например, барбершоп может поставить в шапку Instagram* ссылку на Telegram-бота, а раз в неделю писать в сторис «Окна на выходные — слово ЗАПИСЬ в Директ». В Директе бот показывает услуги и время и после подтверждения предлагает напоминания в Telegram. Клиентам с тегом «стрижка» через три-четыре недели в Telegram уходит рассылка: «Пора освежить стрижку, есть окна в четверг».

Предоплата через Kaspi

Предоплата хорошо снижает неявки на дорогие и долгие услуги. Сразу после выбора времени бот может прислать реквизиты Kaspi или вашу ссылку на оплату из Kaspi Pay и попросить чек. Интеграции с Kaspi у ЭТОЧАТБОТА нет: поступление денег бот не видит, поэтому предоплату подтверждает администратор — ставит клиенту тег «предоплата» или отмечает её в карточке.

ИИ-агент для живых вопросов

Кнопки не отвечают на «а можно с ребёнком?» или «сколько держится покрытие?». Такие вопросы закрывает ИИ-агент: он отвечает по вашей базе знаний, а когда клиент хочет записаться, видит услуги и мастеров из модуля «Запись» и предлагает свободное время. Агент работает на тарифе «Премиум», настройка — в статье про ИИ-агента для Директа и Telegram.

Ошибки на запуске

• Длинный путь. Больше пяти шагов до записи — и часть людей бросает на середине.
• Нет выхода на человека. Кнопка «Связаться с администратором» нужна в каждом сценарии.
• Расписание в двух местах. Ручные записи тоже вносите в журнал.
• Путь клиента не проверен. Запишитесь сами со второго аккаунта, перенесите запись, отмените её.
• Напоминание через Директ за несколько дней. Окно в 24 часа к этому времени почти всегда закрыто.

Начать можно бесплатно: зарегистрируйтесь, подключите Telegram или Instagram* и включите 3 дня «Премиума» — этого хватит, чтобы завести услуги и мастеров и проверить запись на себе. Подробнее о решении — на странице чат-бота для записи клиентов.

Частые вопросы

Как сделать онлайн-запись через инстаграм автоматически?

Подключите профессиональный аккаунт Instagram* к ЭТОЧАТБОТУ, заведите услуги и мастеров в модуле «Запись» и запускайте запись по кодовому слову или кнопке в Директе. Учтите правило 24 часов: подтверждение уходит сразу, а напоминание за несколько дней надёжнее отправлять через Telegram.

Бот сам напомнит клиенту о записи?

Да, за выбранное вами время до визита, с кнопками «Буду», «Перенести» и «Отменить». В Telegram напоминание доходит, если клиент не заблокировал бота; в Instagram* — только в течение 24 часов после его последнего сообщения.

Может ли клиент сам перенести или отменить запись?

Да, кнопками в том же чате. Освободившееся время снова появляется в выборе для других клиентов.

Нужен ли бот мастеру без администратора?

Даже больше, чем салону. У частного мастера роль администратора выполняют его же руки, занятые клиентом. Бот записывает в тот момент, когда пришло сообщение, в том числе ночью.

Чем бот отличается от отдельной системы онлайн-записи?

Запись идёт там, где клиент уже переписывается с вами, — без перехода на сайт и установки приложений. Если у вас уже есть своя система записи, бот может отвечать на вопросы и давать на неё ссылку.